Sempre dal medesimo volume “Organizzare l’albergo per il mercato degli affari” edito dalla Provincia di Rimini vorrei estrapolare questo passo esemplificativo sulle varie realtà congressuali con cui confrontarsi e poter lavorare sul nostro territorio.
Congresso
scopo: si tratta di una riunione ufficiale di persone autorizzate a trattare di problemi e argomenti di interesse comune (ad esempio un congresso di medici); oppure sono i delegati di un partito o di un’organizzazione riuniti allo scopo di eleggere gli organismi dirigenti e definire la loro linea politica)
Generalmente, l’organizzazione di un congresso è affidata ad un P.C.O. (professional congress organizer) o ad una agenzia specializzata
periodicità: può essere occasionale, ma più spesso si ripete nel tempo, a date prefissate (annualmente ogni 2 anni, etc.)
n. partecipanti: non meno di 200 persone (che raddoppiano se si tratta di un congresso internazionale) che possono raggiungere le migliaia di unità
sede: centri congressi o alberghi a 4-5 stelle dotati di sale di grandi dimensioni
durata media: 2 giorni se si tratta di un congresso nazionale, 4 per un congresso internazionale.
Convegno
scopo: riunione organizzata da un gruppo di esperti fissata per discutere e approfondire problemi di carattere scientifico, tecnico, artistico, etc.; il convegno di solito intende aprire un dibattito e/o sensibilizzare l’opinione pubblica
periodicità: è svincolato da ogni forma di periodicità e di continuità
n. partecipanti: sempre inferiore a quelli di un congresso, possono aggirarsi intorno alle 100 persone
sede: alberghi o sale messe a disposizione da enti pubblici e privati
durata media: da 1 a 1,5 giornate
Conferenza
scopo: ha per tema un argomento di attualità visto in un contesto piuttosto ampio, per questo non è rivolto a tecnici od esperti, ma ad un pubblico con esperienze e conoscenze diverse; la conferenza viene generalmente indetta per presentare alla pubblica opinione, solitamente attraverso la stampa, questioni di particolare emergenza e attualità
periodicità: è una riunione occasionale, quindi svincolata da ogni forma di periodicità e di continuità
n. partecipanti: intorno alle 50 persone
sede: alberghi o sale messe a disposizione da enti pubblici e privati
durata media: poche ore, al massimo mezza giornata
Simposio
scopo: in genere tratta temi molto specialistici, per presentare ricerche e risultati. L’incontro è molto formale: la partecipazione avviene solo su invito diretto; può prevedere un banchetto
periodicità: è svincolato da ogni forma di periodicità e di continuità
n. partecipanti: il numero di partecipanti è variabile, può andare dalle 20 alle 100 persone
sede: necessita di una sede elegante, come un albergo pluristellato dotato di ristorante
durata media: il banchetto e circa due ore di dibattito
Convention
scopo: assemblea dei membri di un gruppo, organizzata da aziende di grandi dimensioni, per l’informazione aziendale e, più nello specifico, allo scopo di programmare e pianificare il raggiungimento di determinati obiettivi
periodicità: è svincolato da ogni forma di periodicità e di continuità n. partecipanti: spesso si superano le 100 persone sede: alberghi o sale all’interno dell’azienda stessa durata media: 1 giornata
Meeting
scopo: si tratta di ogni tipo di riunione o di incontro di lavoro organizzato da un’azienda o da una associazione allo scopo di affrontare varie tematiche legate alla propria attività commerciale; si rivolge quindi sempre a un gruppo sociale circoscritto periodicità: la stabilisce l’azienda, in base alle sue necessità
n. partecipanti: a parte alcune eccezioni (quando, ad esempio, vengono coinvolti gruppi sociali molto ampi, come il Meeting di CL a Rimini), si tratta di incontri ristretti, entro le 50 persone
sede: l’azienda stessa, una sala attrezzata, pubblica o privata, oppure un albergo, di solito a 3 stelle, dotato di sala riunioni
durata media: mezza giornata o al massimo una giornata intera con pausa per il pranzo
Seminario
scopo: riunione di studio oppure corso di aggiornamento o addestramento rivolto a dirigenti aziendali, consistente in riunioni di gruppo, guidate da un relatore, per approfondire determinati argomenti e problematiche
periodicità: la stabilisce l’azienda, in base alle sue necessità n. partecipanti: 30/60 persone
sede: alberghi dalle 3 stelle in su con servizio ristorante
durata media: può trattarsi di una giornata di studio in cui la riunione ha luogo nell’arco di una sola giornata, dalla mattina alla sera con un pranzo, oppure di un seminario residenziale che consiste in più giornate di studio con alloggio e pasti inclusi
Workshop
scopo: riunione “riservata” indetta per presentare/apprendere una tecnica particolare, oppure sono occasioni di incontro a scopo commerciale, per presentare nuovi prodotti o rafforzare quelli già noti.
periodicità: di solito si svolge all’interno di altri eventi, come i grandi appuntamenti fieristici
n. partecipanti: l’accesso è limitato agli invitati e addetti ai lavori. Potranno essere poche decine di persone, ma anche alcune centinaia, a seconda della portata dell’evento principale
sede: all’interno della struttura in cui è organizzato l’evento principale
durata media: di solito si esauriscono in una sola giornata
Un termine molto usato per indicare un incontro tra esperti, è tavola rotonda, che può avvenire a porte chiuse o alla presenza del pubblico. In questo caso il numero di partecipanti è molto variabile, in quanto dipende dalla presenza o meno di pubblico.
Mentre per i congressi, i simposi e in generale i grandi eventi occorrono strutture dotate di ampi spazi e servizi molto specializzati, le tipologie di incontro di minore entità (come abbiamo detto, per lo più di carattere commerciale, economico e industriale) possono essere ospitate anche da strutture alberghiere dotate di sale congressi. Va, comunque, precisato che il mercato congressuale dei grandi come dei piccoli eventi, necessita allo stesso modo di servizi alberghieri specializzati per vivere il soggiorno e, di conseguenza, l’evento nel migliore dei modi. Pertanto, in tutti i casi il ruolo
giocato dall’industria dell’ospitalità è di primaria importanza per catturare nuove fette di clientela congressuale, attraverso l’offerta di un prodotto globale di qualità che contribuisca a creare un’immagine competitiva dell’industria ospitale riminese nei confronti del segmento dei congressi e del turismo in genere.
